Make vs. Zapier: Welches Automatisierungstool passt zu deinem KMU?

Make und Zapier im Überblick: Zwei Philosophien der Automatisierung

Bevor wir in den detaillierten Automatisierungstool Vergleich einsteigen, ein kurzer Blick auf die Herkunft und Philosophie beider Plattformen:

Zapier: Der Pionier

Zapier wurde 2011 in den USA gegründet und war einer der ersten Dienste, der App-Integrationen für Nicht-Techniker zugänglich gemacht hat. Die Grundidee: "Wenn X passiert, dann tue Y" (sogenannte Zaps). Zapier setzt auf maximale Einfachheit und hat über die Jahre das größte Ökosystem an App-Integrationen aufgebaut. Mit über 7.000 verbundenen Apps ist Zapier die Plattform mit der breitesten Abdeckung.

Make (ehemals Integromat): Der Herausforderer

Make Integromat wurde 2012 in Tschechien gegründet, zunächst unter dem Namen Integromat. 2022 erfolgte das Rebranding zu Make. Die Plattform verfolgt einen visuelleren und leistungsstärkeren Ansatz: Automatisierungen werden als visuelle Szenarien auf einer Arbeitsfläche gebaut, mit sichtbaren Datenflüssen zwischen den Modulen. Make bietet deutlich mehr Kontrolle über Datenmanipulation und komplexe Logik.

Beide Tools lösen das gleiche Grundproblem: Sie verbinden verschiedene Softwareanwendungen miteinander und automatisieren Abläufe zwischen ihnen. Aber sie tun es auf unterschiedliche Weise und mit unterschiedlichen Stärken.

Funktionsvergleich: Wo liegen die Unterschiede?

Lass uns die wichtigsten Funktionsbereiche Punkt für Punkt durchgehen. Im Make vs Zapier-Vergleich gibt es klare Stärken und Schwächen auf beiden Seiten.

Workflow-Builder und Benutzeroberfläche

Zapier arbeitet mit einem linearen Workflow-Editor. Du baust Automatisierungen Schritt für Schritt von oben nach unten. Das ist intuitiv und leicht zu verstehen, besonders für Einsteiger. Seit 2023 bietet Zapier auch einen Canvas-Editor für komplexere Workflows, der dem Ansatz von Make ähnelt, aber noch nicht dieselbe Reife hat.

Make setzt auf einen visuellen Canvas-Editor. Du siehst dein gesamtes Szenario als eine Art Flussdiagramm mit verbundenen Modulen. Das gibt dir sofort einen Überblick über den gesamten Prozess und macht es einfacher, komplexe Verzweigungen, Schleifen und parallele Pfade zu verstehen.

Mein Urteil: Für einfache Automatisierungen ist Zapiers linearer Editor schneller. Für alles, was über zwei bis drei Schritte hinausgeht, ist Makes visueller Editor überlegen.

Komplexität und Logik

Zapier unterstützt bedingte Logik (Paths), Filter, Formatter und seit einiger Zeit auch Looping-Funktionen. Für die meisten Standard-Automatisierungen reicht das aus. Bei wirklich komplexen Szenarien stößt Zapier jedoch an Grenzen.

Make bietet nativ: Router für Verzweigungen, Iterator und Aggregator für Array-Verarbeitung, integrierte Textfunktionen, mathematische Funktionen, Datumsfunktionen, Schleifen, Error-Handler pro Modul, und vieles mehr. Die Möglichkeit, Daten zwischen Modulen granular zu manipulieren, ist ein entscheidender Vorteil.

Mein Urteil: Bei Komplexität gewinnt Make deutlich. Wer regelmäßig mit Datenumwandlungen, Verzweigungen oder Fehlerbehandlung arbeitet, wird Make zu schätzen wissen.

Preisvergleich: Make vs. Zapier im Detail

Der Preis ist für KMU oft ein entscheidender Faktor. Hier wird der Make vs Zapier-Vergleich besonders interessant, denn die Preismodelle unterscheiden sich grundlegend.

Zapier Preismodell

Zapier rechnet nach "Tasks" ab. Ein Task ist eine einzelne Aktion, die in einem Zap ausgeführt wird. Ein Zap mit drei Schritten verbraucht bei jeder Ausführung drei Tasks.

• Free: 100 Tasks pro Monat, 5 Zaps, nur einfache Workflows
• Starter: Ab ca. 19 Euro pro Monat für 750 Tasks
• Professional: Ab ca. 49 Euro pro Monat für 2.000 Tasks
• Team: Ab ca. 69 Euro pro Monat für 2.000 Tasks plus Team-Funktionen
• Enterprise: Individuelles Pricing

Make Preismodell

Make rechnet nach "Operations" ab. Eine Operation ist ein einzelner Modulaufruf innerhalb eines Szenarios. Zusätzlich gibt es ein Limit für Datentransfer.

• Free: 1.000 Operations pro Monat, 2 aktive Szenarien
• Core: Ab ca. 9 Euro pro Monat für 10.000 Operations
• Pro: Ab ca. 16 Euro pro Monat für 10.000 Operations plus erweiterte Funktionen
• Teams: Ab ca. 29 Euro pro Monat für 10.000 Operations plus Team-Funktionen
• Enterprise: Individuelles Pricing

Preisvergleich in der Praxis

Nehmen wir ein realistisches Szenario: Du hast 10 Automatisierungen, die zusammen etwa 5.000 Mal pro Monat ausgeführt werden, mit durchschnittlich 4 Schritten pro Automatisierung.

• Zapier: 5.000 Ausführungen mal 4 Tasks gleich 20.000 Tasks. Dafür brauchst du den Professional-Plan mit Add-on, ca. 100 bis 150 Euro pro Monat.
• Make: 5.000 Ausführungen mal 4 Operations gleich 20.000 Operations. Dafür reicht der Core-Plan mit Add-on, ca. 30 bis 50 Euro pro Monat.

Bei höherem Volumen wird der Preisunterschied noch deutlicher. Make ist bei gleicher Nutzung typischerweise 60 bis 80 Prozent günstiger als Zapier. Für KMU mit begrenztem Budget ist das ein starkes Argument.

Benutzerfreundlichkeit: Wer macht es einfacher?

Beide Plattformen sind als No-Code-Tools konzipiert und damit grundsätzlich ohne Programmierkenntnisse bedienbar. Aber die Lernkurve unterscheidet sich:

Zapier: Einsteigerfreundlich

Zapier wurde von Anfang an auf maximale Einfachheit ausgelegt. Der Aufbau eines einfachen Zaps dauert wenige Minuten. Die Oberfläche führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess, und die meisten Aktionen sind selbsterklärend. Zapier bietet zudem eine hervorragende Dokumentation, einen aktiven Community-Blog und zahlreiche Templates zum Starten.

Make: Steiler Einstieg, aber mächtiger

Make hat eine etwas steilere Lernkurve. Der visuelle Editor ist anfangs ungewohnt, und die vielen Möglichkeiten können überwältigend wirken. Dafür bietet Make eine deutlich bessere Übersicht bei komplexen Automatisierungen. Sobald man die Grundkonzepte verstanden hat, ist das Arbeiten mit Make oft schneller und intuitiver als mit Zapier.

Mein Urteil: Zapier ist einfacher zum Einstieg. Make ist einfacher, sobald man über die initiale Lernkurve hinweg ist und komplexere Automatisierungen baut. Für absolute Anfänger, die nur einfache Verbindungen brauchen, ist Zapier die bessere Wahl. Für alle, die langfristig automatisieren wollen, empfehle ich Make.

Integration und Ökosystem

Die Anzahl und Qualität der verfügbaren Integrationen ist ein entscheidender Faktor beim Automatisierungstool Vergleich.

Zapier

Zapier ist hier der klare Marktführer mit über 7.000 App-Integrationen. Nahezu jede SaaS-Anwendung bietet eine Zapier-Integration an. Wenn du eine Nischen-Software nutzt, ist die Wahrscheinlichkeit bei Zapier am höchsten, dass eine fertige Integration existiert.

Make

Make bietet über 1.800 Integrationen. Das ist weniger als Zapier, deckt aber alle wichtigen und gängigen Anwendungen ab. Was Make ausgleicht: Die vorhandenen Integrationen sind oft detaillierter und bieten mehr Aktionen und Trigger als die Zapier-Pendants. Zudem bietet Make einen generischen HTTP/Webhook-Modul, mit dem du praktisch jede API ansprechen kannst.

CRM-Integrationen im Detail

Da CRM-Automatisierung ein Kernthema für KMU ist, hier ein genauer Blick auf die wichtigsten CRM-Integrationen:

Zoho CRM: Beide Plattformen bieten Zoho-Integrationen. Make hat hier einen leichten Vorteil durch detailliertere Module und bessere Unterstützung des gesamten Zoho-Ökosystems.

Salesforce: Beide bieten umfassende Salesforce-Integrationen. Zapier deckt mehr Standardaktionen ab, Make bietet mehr Flexibilität bei benutzerdefinierten Objekten und komplexen Abfragen.

HubSpot: Beide Plattformen haben starke HubSpot-Integrationen. Zapier hat eine marginal breitere Abdeckung der HubSpot-Funktionen.

Fehlerbehandlung und Zuverlässigkeit

Automatisierungen müssen zuverlässig laufen. Was passiert, wenn etwas schiefgeht? Hier unterscheiden sich die Plattformen deutlich.

Zapier

Zapier bietet grundlegende Fehlerbehandlung: Fehlgeschlagene Zaps werden gestoppt und du erhältst eine E-Mail-Benachrichtigung. Du kannst den fehlgeschlagenen Durchlauf wiederholen. In den höheren Plänen gibt es Auto-Replay-Funktionen, die fehlgeschlagene Durchläufe automatisch wiederholen.

Make

Make bietet ein deutlich granulareres Error-Handling. Du kannst für jedes einzelne Modul definieren, was bei einem Fehler passieren soll: Ignorieren, erneut versuchen, alternative Route nehmen oder den Workflow stoppen. Es gibt dedizierte Error-Handler-Module, die du in dein Szenario einbauen kannst. Das macht Make-Szenarien deutlich robuster und wartungsärmer.

Mein Urteil: Bei Fehlerbehandlung gewinnt Make klar. Die Möglichkeit, Fehler pro Modul individuell zu behandeln und alternative Pfade zu definieren, ist in der Praxis unschätzbar wertvoll.

Datenverarbeitung und Transformation

Ein häufig unterschätzter Aspekt beim Zapier oder Make-Vergleich ist die Fähigkeit, Daten zwischen den Schritten zu manipulieren.

Zapier

Zapier bietet den "Formatter"-Schritt, mit dem du Daten umformatieren kannst: Datum konvertieren, Text bearbeiten, Zahlen formatieren. Für einfache Transformationen reicht das aus. Für komplexere Datenmanipulationen stößt du schnell an Grenzen und musst mehrere Formatter-Schritte hintereinanderschalten, was Tasks kostet.

Make

Make integriert Datenmanipulation direkt in jedes Modul. Du kannst in jedem Feld Funktionen verwenden: Textfunktionen (substring, replace, split), mathematische Funktionen, Datumsfunktionen, Array-Funktionen und vieles mehr. Das ist vergleichbar mit Excel-Formeln, die du direkt in deine Automatisierung einbauen kannst. Datenumwandlungen kosten keine zusätzlichen Operations.

Mein Urteil: Hier liegt Make weit vorn. Die integrierte Datenmanipulation spart Operations und Kosten und macht Szenarien kompakter und übersichtlicher.

Performance und Geschwindigkeit

Wie schnell reagieren die Plattformen auf Trigger-Events?

Zapier

Im Free- und Starter-Plan prüft Zapier Trigger alle 15 Minuten. Ab dem Professional-Plan gibt es 2-Minuten-Polling. Instant-Trigger (Webhooks) sind in allen Plänen verfügbar, wenn die verbundene App sie unterstützt.

Make

Make erlaubt in allen bezahlten Plänen Intervalle ab 1 Minute. Instant-Trigger (Webhooks) sind ebenfalls verfügbar. Im Free-Plan beträgt das Minimum-Intervall 15 Minuten.

Mein Urteil: Bei Polling-basierten Triggern ist Make etwas schneller und flexibler, besonders in den günstigeren Plänen. Bei Webhook-basierten Triggern sind beide Plattformen praktisch gleichwertig.

Empfehlungen nach Anwendungsfall

Nach jahrelanger Arbeit mit beiden Plattformen hier meine konkreten Empfehlungen für typische KMU-Szenarien:

Wähle Zapier, wenn:

• Du absolute Automatisierungs-Anfänger bist und schnell starten willst
• Du hauptsächlich einfache Wenn-Dann-Verbindungen zwischen zwei Apps brauchst
• Du eine Nischen-Software nutzt, die nur Zapier-Integration bietet
• Du maximale Einfachheit über maximale Flexibilität stellst
• Du weniger als 500 Tasks pro Monat brauchst und mit dem Free-Plan auskommst

Wähle Make, wenn:

• Du mehr als einfache lineare Automatisierungen brauchst
• Datenumwandlung und -manipulation eine Rolle spielen
• Du auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis angewiesen bist
• Du robuste Fehlerbehandlung brauchst
• Du planst, deine Automatisierungen langfristig auszubauen
• Du CRM-Automatisierungen mit komplexer Logik aufbauen möchtest
• Du visuelle Workflows bevorzugst und gerne den Überblick behältst

Kombiniere beide, wenn:

• Eine App nur Zapier-Integration bietet, du aber für alles andere Make nutzt
• Verschiedene Teams unterschiedliche Anforderungen haben

Wechsel von Zapier zu Make: Was du beachten solltest

Viele KMU starten mit Zapier und wechseln irgendwann zu Make, wenn die Anforderungen wachsen oder die Kosten steigen. Wenn du über einen Wechsel nachdenkst, solltest du als Zapier Alternative Folgendes beachten:

Migration planen

Es gibt kein automatisches Migrationstool zwischen Zapier und Make. Du musst deine Automatisierungen manuell in Make nachbauen. Plane dafür genug Zeit ein und migriere schrittweise, nicht alles auf einmal.

Lernkurve einkalkulieren

Auch wenn die Grundkonzepte ähnlich sind, arbeitet Make anders als Zapier. Rechne mit 2-4 Stunden Einarbeitungszeit, um dich mit der Oberfläche und den Konzepten vertraut zu machen. Makes Dokumentation und Community sind hervorragend und helfen beim Einstieg.

Parallelbetrieb

Betreibe beide Tools für eine Übergangszeit parallel. So stellst du sicher, dass die neuen Make-Szenarien korrekt funktionieren, bevor du die Zapier-Zaps deaktivierst.

Team schulen

Wenn mehrere Personen mit dem Tool arbeiten, plane Schulungszeit ein. Die visuelle Oberfläche von Make ist nach kurzer Eingewöhnung meist intuitiver, aber der erste Kontakt kann verwirrend sein.

Make und Zapier im CRM-Kontext: Ein Praxisbeispiel

Um den Unterschied greifbar zu machen, hier ein konkretes Beispiel aus meiner Beratungspraxis. Ein KMU mit Zoho CRM wollte folgenden Prozess automatisieren:

Wenn ein neuer Deal in Zoho CRM erstellt wird, soll geprüft werden, ob der Dealwert über 10.000 Euro liegt. Wenn ja, soll der Vertriebsleiter per Slack benachrichtigt werden, ein Aufgabe in Asana erstellt werden und der Deal-Inhaber eine E-Mail mit einer Checkliste erhalten. Wenn nein, soll nur eine Aufgabe in Asana erstellt werden.

In Zapier

Für diesen Workflow brauchst du einen Zap mit Paths (ab Professional-Plan). Der Trigger ist "New Deal in Zoho CRM", dann ein Path mit zwei Zweigen basierend auf dem Dealwert. Jeder Zweig hat seine eigenen Aktionen. Kosten: Jede Ausführung verbraucht 3-4 Tasks für den "Über 10.000"-Pfad und 2 Tasks für den anderen Pfad.

In Make

Du baust ein Szenario mit dem Zoho-CRM-Trigger, einem Router mit zwei Pfaden und den jeweiligen Modulen. Die Bedingung wird direkt im Router definiert. Make zeigt den gesamten Workflow visuell auf einer Fläche. Kosten: 3-4 Operations für den komplexen Pfad, 2 Operations für den einfachen Pfad. Bei gleicher Nutzung deutlich günstiger.

Der entscheidende Unterschied: In Make siehst du den gesamten Prozess auf einen Blick und kannst Fehlerbehandlung pro Modul definieren. In Zapier ist der Workflow zwar funktional identisch, aber die Übersicht bei wachsender Komplexität nimmt ab.

Zukunftsausblick: Wohin entwickeln sich Make und Zapier?

Beide Plattformen entwickeln sich rasant weiter. Hier die wichtigsten Trends für den Automatisierungstool Vergleich der Zukunft:

KI-Integration

Beide Plattformen investieren stark in KI-Funktionen. Zapier hat mit AI Actions einen Weg eingeschlagen, KI-gestützte Aktionen direkt in Workflows zu integrieren. Make bietet KI-Module für Textanalyse, Zusammenfassung und Datenextraktion. In den kommenden Jahren wird KI ein immer wichtigerer Differenzierungsfaktor werden.

Low-Code-Erweiterungen

Beide Plattformen erweitern ihre Low-Code-Funktionen. Zapier mit Code-Steps, Make mit eigenen Funktionen und dem Custom-App-Builder. Die Grenze zwischen No-Code und Low-Code verschwimmt zunehmend.

Enterprise-Funktionen

Mit wachsender Adoption in größeren Unternehmen investieren beide in Governance, Compliance und Team-Management-Funktionen. Für KMU bedeutet das: Die Tools werden professioneller und zuverlässiger.

Fazit: Meine persönliche Empfehlung als Automatisierungsberater

Nach Jahren der Arbeit mit beiden Plattformen ist meine klare Empfehlung für die meisten KMU: Make. Die Kombination aus visueller Workflow-Gestaltung, leistungsstarker Datenmanipulation, granularer Fehlerbehandlung und dem deutlich besseren Preis-Leistungs-Verhältnis macht Make zur besseren Wahl für Unternehmen, die Automatisierung ernsthaft angehen möchten.

Zapier hat seine Berechtigung für absolute Einsteiger mit sehr einfachen Automatisierungsanforderungen oder für spezielle Apps, die nur Zapier-Integration bieten. Aber spätestens wenn deine Anforderungen wachsen, wirst du die Flexibilität und Effizienz von Make zu schätzen wissen.

Unabhängig davon, welches Tool du wählst: Der erste Schritt ist der wichtigste. Starte mit einer konkreten Automatisierung, lerne das Tool kennen und baue von dort aus. Wenn du dabei Unterstützung brauchst, ob bei der Tool-Auswahl, der Einrichtung oder der Entwicklung einer Automatisierungsstrategie, bin ich als Automatisierungsberater für KMU gerne dein Ansprechpartner.